从纸质化细胞治疗系统转型为数字化细胞治疗系统，通过 eSOP、eBMR、更高的操作效率等方式使组织受益。了解 VUMC（范德比尔特大学医学中心）为确保数字化转型取得成功所采取的步骤。
循序渐进_这是马拉松选手从A点最终跑到B点的技巧，是获奖厨师做出美味菜肴的秘诀，也是VUMC成功迈向无纸化细胞治疗流程的法宝。
那么VUMC为成功实现无纸化转型采取了哪些具体步骤呢？在一个系列视频中（由两部分组成），VUMC 范德比尔特-英格拉姆 (Vanderbilt Ingram) 癌症治疗中心研究信息学主任 Scott Sobecki、VUMC 实验室协调员 Katie Golden 和 Cytiva自动化和数字化高级产品经理Per Hammer讨论了整合Chronicle™ 软件的步骤、考虑因素和经验教训。
无纸化细胞治疗流程的发展机遇
细胞治疗生产系统中，纸质化记录已经使用多年，那为什么要打破常规呢？
与许多医疗中心一样，VUMC 希望在两个方面提高效率：时间和空间。在这两个方面，VUMC面临着产品生产报告运行低下的问题。即使纸质报告已经攥写完成，但仍旧需要扫描并存储在服务器上，这会大大耗费技术人员的时间和精力。Scott指出，”如果我们的流程从一开始就实现电子化，完全可以直接跳过这一步”。
另外，当意外如洪水袭来的时候，大量被水浸过的纸张无法修复。而无纸化解决方案完全可以解决此类问题。Scott提到一个关键问题，”无论是火灾还是洪水，我们如何确保能够轻松地从灾难中恢复？”。电子质量审查流程将使VUMC不再需要现场审查，从而解决了自然灾害情况下无法进入办公室的难题。
另一个关键考虑因素：操作员的人工误差。标准化流程可提高效率，避免笔迹难以辨认带来的问题。
如何实现无纸化细胞治疗解决方案？
Scott Sobecki推荐循序渐进的方法。“我们确实很想取得巨大的飞跃，但我们意识到循序渐进才是最佳方案。”Scott继续说道，“我们发现采取这种循序渐进的方法 （如同甘特图或项目计划中的步骤）确实有助于确保我们实现沿途的里程碑，并以最快的方式到达终点。”
第一步：评估障碍
成功实施的第一步是了解和评估从纸质化方法转变为电子解决方案所面临的障碍。
解决方案是否成本高昂？
“最初我们认为这将是一笔巨大的前期投资，”Scott 指出，“但我们发现投资主要在于时间投入，而不是软件购买成本。”Scott继续说道：“Chronicle作为基于云的软件，我们不再需要担心像传统模式那样需要购买大型软件包。”
技术是否难以使用？
VUMC担忧的另一个问题是，他们需要内部专家促进转型。针对这个问题，Scott指出，“我们团队自己完成了大部分 转型。因此，拥有合适的团队能够事半功倍。”
Scott继续说道，“大家可能认为这些工具很难使用，其实不然。我们能够让并不那么精通技术的人来构建操作流程，并让实验室的技术人员在经过最少培训的情况下非常轻松地掌握这些流程。”
第二步：采用 Chronicle™ 自动化软件
Chronicle™ 自动化软件是一种通用的解决方案，可通过现有的生产执行系统 (MES) 实施。此外，它还提供多种功能。因此 Scott 建议“在深入研究任何一项功能之前，真正了解 Chronicle™ 自动化软件能实现的所有功能。””
这种做法对VUMC来说是一种有效的方法。“我们发现将仪器和耗材录入到 ChronicleTM 中是一件轻而易举的事，几乎可以立即开始在实验室中使用该功能”Scott 解释道。
第三步：实施SOP
这一步成功的关键在于构建eSOP。VUMC最初希望采用两个感兴趣的 SOP，并按原样构建，即在 Chronicle™ 软件上构建与纸质SOP完全相同的电子eSOP。
“但这样构建的eSOP非常大。”Scott 解释道。为了解决这个问题，他们将一个大的 SOP 分解为11个较小的eSOP。
Katie Gold解释道：“虽然无法在SOP中随意切换一开始会让我们感到沮丧，但我们发现这其实是件好事，因为它迫使每位技术人员以完全相同的顺序执行相同的步骤。此外，还能避免技术偏差，而且我们知道每一项任务都将被执行，不会遗漏任何任务。”
VUMC最终采用了迭代法来构建eSOP。“我们与Cytiva合作完成了这项工作，”Scott 指出。VUMC先内部构建eSOP，并且自行解决大部分可能遇到的困难，并与Cytiva的技术人员进一步讨论一些遗留问题与优化建议，从而改进SOP流程。“然后我们将返回重建SOP以利用这些新功能，这是一种迭代方法，”Scott 说道。
第四步：测试和验证
一旦系统启动并运行，测试和验证流程是否正常运作非常重要。Scott建议，“之所以要这样做，是因为我们从一个大的 SOP分解为11个较小的SOP，所有这些SOP我们都必须执行的相同流程。”
Scott 还指出：“其中一个好处是，过程中您可以获得Cytiva技术人员的帮助指导，包括他们拥有的专业知识。您可以查看我们所取得的成果，为您的机构提供参考。”
考虑因素和经验教训
“我已经在实验室工作了很长时间，我得先承认我从未想过细胞治疗产品的生产可以实现无纸化，”Katie Golden指出。“但我们的实验室被纸张占据，我们需要做些改进。”她继续说道，“虽然我们还未完全实现无纸化，但我认为我们最终会实现这一目标。我们进展很顺利。”
节省时间
谈及整个细胞产品生产过程中涉及的大量计算时，Katie指出：“这些计算可能非常耗时，如果计算不正确，还可能会导致报告出错。Chronicle™ 软件使用在开发时就嵌入在电子标准操作程序 (eSOPs) 中的公式来完成所有的计算，我们的技术人员几乎不需要输入数据。正因为如此，可以节省大量时间。您还可以放心地获得可靠的数据，因为您知道计算是正确无误的。”
此外，还能够节省审计时间。“如果您使用的是纸质化系统，查找和收集您需要的所有文件非常耗时，”Katie说道。“作为电子系统，Chronicle™ 软件有助于捕获所有这些信息。”
节省空间
”很多实验室空间都被纸张占据，”Scott指出，”不仅工作台上堆满了纸，活页夹和文件柜里也塞满了纸，无处不在。我们的可用空间有限。能够实现对实验室操作的优化，而不是针对存储纸张进行优化，对我们而言非常有益。”
合规性
如同在部署任何其他软件一样，合规性也是一个重要的考虑因素。Katie说，“在细胞产品生产过程中，捕获执行重要步骤的人员身份很重要。Chronicle™ 软件会记录下日期和时间戳以及执行每个步骤的人员的身份”
对组织的建议
最初，Scott注意到在开始执行项目时，团队首先会对新技术产生恐惧，后来发生转变，团队开始对自动化产生信心。这催生了使用Chronicle™ 软件的新想法和新方法，但也让他们“开始担心这种改变带来的各方面影响。Scott的建议是对每个人都要有耐心。因为从纸质化方式转变为电子化方式可能会对系统造成相当大的冲击。
“实施类似于Chronicle™ 软件的工具只是数字化转型的开始，实际上还有很长的路程，”Per表示。“但是，正如VUMC所示，您可以通过循序渐进的方式逐步实施。”Per 继续说道，”我甚至可以说，这类工具对于整个细胞治疗行业的成功至关重要。”
准备好迈出数字化转型的第一步了吗？立即联系 Cytiva 思拓凡了解 Chronicle™ 软件如何帮助您的机构。